" INTRODUCCION "

          "Representacion de la compra de los bienes"                                                             

En esta materia la maestra nos explico que podíamos hacer muchas compras tanto a proveedores como nosotros poder vender nuestros productos para esto nosotros podemos tramitar documentación para realizar compras, poder localizar y seleccionar a los proveedores que nos convengan para poder nosotros satisfacer a nuestros clientes tanto en los productos como en la calidad y servicio que les brindamos.

De lo  que se trata esta materia es que nosotros como empresa tenemos que saber como comprar para también saber venderles a nuestros clientes. Sabremos como gestionarle un pago a aun proveedor de acuerdo a su precio y condiciones que estos establecen, poder reportar devoluciones, descuentos, rembolsos, notas de crédito, notas de cargo de acuerdo a la área establecida, elaborar la documentación que nos formalice la compra, poder realizar el pedido de acuerdo a los requerimientos de almacén o de cualquier otra área que lo necesite.

De acuerdo a nuestra materia, como nos habla que tenemos que realizar compras para nuestra empresa tenemos que saber como se lleva a acabo una compra para esto se hace lo siguiente:

·         Se hace una requisición de compra.

·         Se buscan varios proveedores ya sea por su precio, calidad y cantidad de producto.

·         Se hace una orden de compra.

·         Se recibe el material.

                Se le hace el pago al proveedor pero si la mercancía es a crédito se hace un contra-recibo

Las siguientes areas que se relacionan son:

* compras-finanzas

* compras- proveedores

* compras- produccion- ingenieria

* compras- departamento legal

*compras- mercadotecnia

Asi se representa el sistema de compras:

                     

                      *politicas del proceso de compras*

                                  Las politicas son principios para orientar la accion hacia los objetivos.

* NO SE TIENE QUE TENER UN SOLO PROVEEDOR.

* ANTES DE COMPRAR REVISAR PRECIO, CALIDAD Y CANTIDAD.

* CUANDO SE HAGA UN TRATO, ASEGURARSE DE LA SERIEDAD DEL PROVEEDOR.

       Estos son algunos de los puntos de las politicas importantes que se realizan en el proceso de compra.

Para realizar un proceso de compra se necesita lo que es una requisicion de compra  lo cual mostrara todos los movimientos que realizamos y que tenemos en exixtencia.

                

Para poder llenar un formato y para realizar un inventario tenemos que saber y determinar el punto de repedido para lo cual tenemos que tener los siguientes datos: un inventario de seguridad, inventario maximo, el tiempo de dura el abasto, y el tiempo que dura el proveedor en surtir para esto se tienen unas formulas para poder determinarlo:              " formulas"

                                          P.R.= (U X L) + S

Y para saber las unidades tenemos otra formula:       

                 U=inventario maximo - inventario minimo / el tiempo que dura el abasto

También al realizar una compra se tiene un objetivo: uno de ellos es pagar precios razonadamente bajos para los mejores productos obtenidos y ejecutando los compromisos de la compañía.

Mantener los inventarios lo mas bajo posible pero si perjudicar la produccion de la empresa.

Las areas con las que cuenta el sistema de compras son las siguientes:

                                                      

                                                    *registro de proveedores*

                                           *requisicion de precios*

DATO:

Debe procurarse que la requisicion de precios llegue a los proveedores en el menor tiempo posible, por lo que se recomienda enviarla via fax o recabar la informacion telefonicamente.

*FORMATO PARA REALIZAR EL PEDIDO*

Pedido: es el contrato de compra u orden que se da a un proveedor para que nos pueda remitir la mercancía  solicitada por el área.

Hay distintos tipos de pedidos: el pedido de mercancías puede efectuarse en diferentes formas. Las más conocidas son verbales o telefónicas y vía faz.

Dato:

Este medio se utiliza porque puede que algún pedido sea urgente y por esta comunicación es rápido fácil y sencillo.

Dato:

Se acostumbra confirmar los pedidos por cartas pero por estos medios es rápido de conseguir tanto proveedores como solicitar los pedidos necesitados.

*Pedido por escrito*

Dato:

Este es el más acostumbrado del mercado y se hace de formas impresas como en forma de cartas especiales.

Después de ver todo lo relacionado con realizar un pedido, pasamos a lo que son los costos de inventarios y como se relaciona en el almacén para esto la maestra nos realizó un cuestionario que resolveríamos de nuestras copias las cuales son las sig.

v  que son los costos con inventarios en el almacén.

Son los costos resultantes de cualquier decisión especifica de una empresa se determinan cuando se toma la decisión  referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios.

v  Cuales son los costos de ordenamiento o costos por ordenar un pedido.

Estos pueden ser órdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con órdenes de preparación del lote de producción.

v  Cuales son los costos por llevar o mantener los inventarios  en el almacén.

Los costos incluyen todos los gastos en que una empresa  incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios. Dentro de estos están los sig. Factores: almacenamiento, seguros, capital, obsolencia y deterioró.

v  Que son los costos por agotamiento de inventario.

Estos quieren decir que se pueden tanto perderse clientes o incluirse en costos extra que pueden ser considerables.

v  Cuales son los costos asociados con la capacidad de producción.

Estos incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento de obreros y empleados, paros en la producción, etc. Estos costos se incurren cuando es necesario aumentar o disminuir capacidad d la producción.

v  Que es la cantidad económica de compra y de producción.

La gerencia de producción de una empresa sabe que si se adquiere un artículo en menor cantidad, habrá una disminución en la carga de llevar el inventario, pero un aumento en los c argos del costo de adquisición de ese articulo. Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo, hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reducción en el costo de adquirirlo.

Datos:

CT= COSTO TOTAL ANUAL DE INVENTARIOS.

CQ/2 = INVENTARIO PROMEDIO MANTENIDO A LO LARGO DE UN TIEMPO DETERMINADO.

CI= COSTO DE MANTENER EL INVENATRIO CON UNA FRACCCION DECIMAL POR PESO DE INVENTARIO PROMEDIO.

D= DEMANDA ANUAL.

O= COSTO EN DINERO POR ORDEN DE ADQUISICION.

Q= TAMAÑO DE LA ORDEN.

* Formula del costo total minimo:

* formula del costo total minimo:

CT= qCI/2 + DO/q

 dato: 

D= Necesidades de compra de año.

CI= Costo por mantener un articulo en el almacen por unidad por año.

O= Costo de hacer cada pedido.

Despues de que la maestra nos explicara lo de los inventarios minimos y maximos nos puso un ejemplo para que calcularamos la cantidad economica y el costo total de varias empresas las cuales se presentan a continuacion.

Ya que supimos calcular el costo mínimo y máximo nos dicto un par de preguntas las cuales tienen que ver cuando es cancelado un pedido.

¿Qué es cancelar un pedido?

Dentro de una empresa al gerente se le presenta con frecuencia el caso de tener que suspender la compra de uno o más artículos de los ordenados al agente o departamento de compras. En este caso será necesario que la agencia lo participé así al departamento de compras en forma escrita que recibe el nombre de CANCELACION DE ORDEN DE COMPRA.

¿Cuándo cancelar una compra?

Las cancelaciones de pedidos o compras se formulan con mucha frecuencia, por cualquiera de estas causas:

Ø  Por instrucciones de la gerencia: en estos casos ya dijimos que la gerencia expide una cancelación de la orden de compra y el departamento procede a cancelar el pedido.

Ø  Por falta de cumplimiento del vendedor en la entrega de los artículos: cuando ha transcurrido el plazo que se fijo al proveedor para la entrega de la mercancía y esta no se recibe, se procede a la cancelación del pedido.

Ø  Por la mala calidad de la mercancía recibida, o por no ajustarse a las características fijadas en el pedido: en este caso el almacén informa y se ordena la cancelación.

Ø  Por diferencia entre las cantidades pedidas y las recibidas: si cuando ocurre este caso no es posible hacer un ajuste conveniente, procede también la cancelación.

¿Qué datos debe contener?

La cancelación de orden de compra debe contener estos datos:

a)      Numero de la orden que de cancela.

b)      Nombre de los artículos.

c)      Cantidades parciales y totales que no deben adquirirse.

d)      Razón o motivo de la cancelación.

e)      Fecha y firma.

*EXAMEN*

DETERMINAR LA CANTIDAD ECONOMICA DE COMPRA, EL COSTO TOTAL MINIMO, Y TABULAR TENIENDO LOS SIG. DATOS:

Necesidades anuales: 1000 unidades.

Costo de hacer un pedido: $ 20.00

Costo de mantener un articulo en el almacén por unidad por año: $.16

Solución:

q = 2DO/ CI  = 2(1000)(20)/.16 = 500 UNIDADES
CT= qCi/2+DO/q=500(.16)/2+1000(20)/500 = 40+40= $80.00

D	q	d/Q	D/Q. O	q/2	Q/2.CL	CT0D/Q.O+q/2.CI
1000	200	5	$100	100	$16	$116
1000	400	2.5	$50	200	$32	$82
1000	500	2	$40	250	$40	$80
1000	700	1.4	$28	350	$56	$84
1000	900	1.1	$22	450	$72	$94

*Prorrateo de facturas*

Después de recibir la mercancía y pagar al proveedor por consiguiente nos regresa una factura para comprobar esa salida de dinero el cual el almacén o la gerencia de compras tienen la responsabilidad de prorratearla antes de mantenerla para que contabilidad la registre como una salida de dinero y una entrada de mercancía.

El prorrateo de facturas nos da a entender que dar la factura de compra original debemos de sumarle todos los gastos que ocasiono el transporte, almacenaje, permisos, seguro, gastos e intermediarios etc. Para hacer llegar la mercancía del proveedor al cliente.

Definición:

Llamamos prorrateo de facturas a la serie de operaciones y cálculos matemáticos que tienen por objeto determinar el precio de costo de una mercancía que bien podemos adquirir por piezas, docenas, toneladas, kilogramos, litros o metros acumulando el precio unitario de factura de los artículos comprados el reparto de gastos ocasionados como trasladó de las mercancías desde el almacén del proveedor, hasta el de el comprador.

Podemos clasificar la problemática del prorrateo de facturas en dos grandes grupos:

·        Prorrateo de facturas nacionales o de comercio interior.

·        Prorrateo de facturas del extranjero o comercio exterior.( si compramos mercancía en el extranjero mucho depende de nuestra casa vendedora las maniobras que debemos efectuar y estas ultimas son muy importantes debido a que estas entre mas tengan que realizar mayor probabilidad habrá de ocurrir en mayores gastos.

*Clasificación de los gastos de compra*

En el caso de la adquisición de la mercancía desde la plaza extranjera:

1-   Costos según precio de factura incluyendo impuestos de compra- venta, envases y empaques expresados en moneda extranjera generalmente.

2-   Pago de derechos consulares.

3-   Pago de comisiones en moneda extranjera si hubiese intermediarios en las operaciones de compra – venta.

4-   Pago de fletes y acarreos en moneda extranjera desde el almacén del vendedor  hasta el puerto del país exportador, cuando se utilice la vía marítima hasta la frontera en caso que solo haiga transporte terrestre.

5-   Pago de almacenaje en moneda extranjera ocurridos en el país exportador.

*Gastos al peso al valor*

Los gastos originados por una compra en el valor (bruto o neto) y otros sobre el valor de las mercancías adquiridas.

*Clasificación que se aplica al peso de las mercancías*

Los gastos que generalmente clasificamos son debido a:

1-   Empaques

2-   Envases

3-   Almacenaje

4-   Fletes

5-   Acarreos

6-   Maniobras de embargue y desembargue

*Clasificación que se aplica el valor de las mercancías*

Los gastos que generalmente clasificamos sobre el valor son debido a:

1-   Impuestos de compra – venta

2-   Derechos consulares

3-   Seguros contra riesgos de transporte

4-   Situaciones de fondos y negociante de giras

5-   Comisiones pagados aduanales y comisionistas

6-   Porcentajes de gastos generales.

EN LO QUE TOCA A DERECHOS ADUANALES, ESTAN SE APLICAN EN UNOS CASOS SOBRE EL PESO Y EN OTROS SOBRE EL VALOR, DISPOCISIONES FISCALES.

TRATANDOSE DE LOS GASTOS DIVERSOS QUE PUEDAN PRESENTARSE, LA DISTRIBUCION DE ELLOS DE HRARA SOBRE EL VALOR, SEGÚN EL ORIGEN DE LAS EROGACIONES.

La compañía distribuidora de alimentos importa de parís (Francia)  la mayonesa chef orly dicha importación se realiza con intervención de intermediarios y comprende 1000 cajas con n precio bruto total de 14356 kg. Y neto de 11196 kg. Con un valor facturado por 184615.38 francos por 12 frascos de mayonesa.

Los gastos originados en el trayecto de parís hasta Veracruz son los sig.:

·         Empaques 3000 francos

·         Fletes de parís a levre  11000 francos

·         Flete marítimo 40000 francos

·         Seguro marítimo 8000 francos

·         Factura consular 30000 francos

·         Comisión del intermediario 10% sobre el valor de la factura 18461 francos

·         Cotización para las conversiones a  moneda  nacional $105 por un franco francés

Los gastos de Veracruz a México son:

·         Derechos de importación (aplicables sobre el valor de la mercancía $4800000

·         Fletes de acarreo hasta México  $300000

·         Comisión de la gente aduanal de Veracruz (aplicable sobre el valor de la mercancía $ 70000

·         El recargo que se hace en los costos para cubrir los gastos generales de la empresa es de el 10% sobre el costo total

Para las aplicaciones de los gastos sobre el peso se tomara como base el peso neto de la mercancía.

Determinar el precio de costo por cada frasco de mayonesa en moneda nacional.

·         Gastos originados de parís a Veracruz al peso de la mercancía:

Empaques 3 000 francos

Fletes 11 000 francos

Terrestre 40 000 francos 

Total= 54 000 francos

·         Gastos originados al valor de la mercancía:

        Seguro marítimo 8 000 francos

        Factura consular 30 000 francos

        Comisión al intermediario 18 000 francos

       Total= 56 461 francos

·         Gastos incluyendo precio de factura de parís a Veracruz:

Precio de factura 184 615.38 francos

Gastos al peso 54 000 francos

Gastos al valor 54 461 francos

Total= 295 076.38 francos ($105)= 30 983 119

·         Gastos al peso de Veracruz a México:

Fletes y acarreos $300 000

Gastos al valor de Veracruz $ 2 000

Derechos de importación $ 4 800

Comisión del agente aduanal $90 000

Total= 4  870 000

·         Gastos de Veracruz a México:

$30 983 119 + $5 170 000/12 000 francos = 3 012 000 (cuesta cada frasco)